Le saviez-vous sur l’intégration dans le recrutement équitable ?

Le saviez-vous sur N° 182 ?

Le recrutement est un choix réciproque. L’entreprise et le candidat se choisissent, ils doivent être les plus sûrs possibles de leur engagement. Les premiers moments passés dans l’entreprise déterminent grandement la compréhension que le nouveau collaborateur aura de son fonctionnement et de sa culture et, par conséquent, ses comportements à venir.

Afin de réussir l’intégration, demandez-vous à quoi ressemble l’arrivée « idéale » dans une entreprise telle que la vôtre ?

L’empathie évite de faire de grossières erreurs… Mettez-vous à sa place !

Les grandes étapes de l’intégration

Étape 1 : préparer le poste et l’équipe

Si c’est une petite entreprise, il s’agit de réunir les membres de l’équipe ou de l’entreprise et d’expliquer quel sera le rôle du futur collaborateur, son nom, ses attributions et comment chacun peut l’accompagner lors de ses premiers pas dans l’entreprise.

Si un besoin en formation est nécessaire, prévoyez-la et favorisez également la formation interne, notamment via les personnes qui sont à des postes d’employés, par exemple l’hôtesse d’accueil pour l’explication du fonctionnement du téléphone, du courrier, des coursiers… ; un ouvrier pour la technique utilisée et la vie d’un produit, une personne en charge de la sécurité pour mener la formation à la sécurité obligatoire, etc.

Pourquoi ? Non seulement cela va permettre de dégager un peu de temps pour le N + 1, mais le nouveau collaborateur va pouvoir faire plus ample connaissance avec les différents services et les différentes personnes de l’entreprise. Enfin, cela responsabilise les autres collaborateurs et favorise le travail collaboratif et ainsi l’intégration de part et d’autre. Toutes les personnes vont pouvoir s’apprivoiser et travailler ainsi plus facilement et agréablement ensemble.

Quant à la logistique, après avoir organisé et planifié l’activité et l’intégration avec les différentes personnes impactées, il faudra veiller à préparer le bureau ou l’atelier, bref, le poste de travail du nouvel arrivant et avoir préparé tous les éléments tels que :

• les outils de travail (ordinateur, classeurs, marteau, planche à découper… en fonction du métier) ;
• le poste de travail (rangé, nettoyé, prêt à l’accueillir) ;
• les documents nécessaires à réaliser son poste (badge, clés de voiture, téléphone) ;
• les documents en lien avec la sécurité (la formation à la sécurité où l’on remet par exemple la charte Internet, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DURP) et également les équipements de protection individuelle (EPI)) ;
• une plaquette de l’entreprise, le lien avec l’Intranet, le livret d’accueil…

 

Étape 2 : organiser les premiers pas…

L’intégration est un processus qui prend plusieurs mois. Elle permet :

• de transmettre la culture, les valeurs de l’entreprise ;
• de valider les compétences du collaborateur en lui confiant des responsabilités permettant de les vérifier ;
• d’établir avec lui une relation de coopération (travail collaboratif essentiel).

Exemple de parcours d’intégration : la première journée

   

Après cette première journée, il faut continuer à l’accompagner afin de ne pas perdre de lien et valider la période d’essai qui sert à cela. Par exemple, sur une semaine :

Le manager doit maintenir un équilibre avec le reste de son équipe : ni favoritisme ni mise à l’écart… Il peut être tolérant avec le nouveau collaborateur concernant ses premiers résultats et ses compétences, mais en aucun cas concernant son comportement.

Même si chacun des membres de l’équipe doit faire l’effort de créer des conditions d’accueil favorables, c’est au nouveau collaborateur de faire l’effort d’aller vers les collaborateurs déjà en place et au manager de veiller à ce que l’intégration se passe bien ; c’est son rôle.

Le jour de l’arrivée du nouvel employé est un enjeu pour le nouveau collaborateur et un moment de stress ; le N + 1 doit veiller à adopter certains comportements :

• être présent dès son arrivée, faire avec lui le tour de l’entreprise ;
• veiller à ce que son espace de travail soit prêt ;
• mettre sur son bureau les tickets-restaurants, le livret d’accueil, le contrat de la mutuelle… ;
• organiser un pot de bienvenue, éventuellement aller déjeuner avec lui le midi, pour faire plus ample connaissance, dans une ambiance conviviale.

Ensuite, poursuivez l’intégration, ne vous relâchez pas :

• Désignez dès le premier jour un ou plusieurs référents, parrains, tuteurs…
• Prévoyez des entretiens en tête à tête avec les différents collaborateurs avec lesquels il va travailler, d’une heure par exemple.
• Prévoyez un déjeuner régulièrement avec son ou ses responsables.
• Confiez-lui une ou plusieurs missions/tâches dès son arrivée, rendez-le autonome et responsable le plus vite possible (et non pas assisté).
• Fixez-lui d’emblée des objectifs clairs, surtout s’il s’agit d’un jeune diplômé !
• Faites le point avec lui très régulièrement, prévoyez des « entretiens d’étape ».
• Créez des « rapports d’étonnement » : ils répondent à une série de questions détaillées sur l’entreprise.

 

Étape 3 : susciter un rapport d’étonnement

Vous pouvez, à mi-parcours de la période d’essai et comme expliqué lors des entretiens de recrutement, proposer un rapport d’étonnement à votre nouvel embauché. C’est un feed-back sur ses premiers pas dans l’entreprise, témoignage du regard neuf du nouvel embauché. Donc, il ne faut pas le faire trop tard afin d’éviter le « formatage » du salarié

Il ne peut se réaliser qu’en respectant ces trois points : la confiance, la transparence, la confidentialité.

Les deux parties doivent jouer le jeu :

• Le nouvel embauché va donc écrire ce qui le surprend, l’interroge, le questionne. Il pourra également proposer des solutions, des « bonnes pratiques » issues de son expérience… Il est incité à proposer des solutions sans émettre de jugement, le plus factuellement possible. Il devra être humble (il vient d’arriver et personne ne connaît tout), sincère et habile pour trouver un équilibre entre le rapport hyper enthousiaste sans sens critique et la bombe à retardement qui ne voit que les aspects négatifs de l’entreprise…
• Au manager d’en tirer ses propres conclusions et d’être ouvert d’esprit, d’accepter de remettre en cause certains us et coutumes de l’entreprise à la suite des suggestions du rapport d’étonnement. C’est ainsi que l’on progresse en même temps !

Cette note est un extrait de l'ouvrage "Le guide du super recruteur" écrit par Nathalie Olivier et illustré par François Samson, paru chez Eyrolles; une partie de la fiche 33