Le saviez-vous N° 179 ?
En exclusivité et en avant première, pour vous, un extrait du livre "Le guide du Super Recruteur" qui sort le 21 novembre 2014, écrit par Nathalie Olivier avec les dessins de François Samson
Préparer l’entretien téléphonique
Qui va mener cet entretien ?
Quelques questions en préambule :
- Est-ce la même personne qui va mener l’entretien de visu ?
- La personne qui va conduire cet entretien téléphonique est-elle formée à cet exercice ?
- Est-ce le futur manager, une personne du service RH chevronnée, un(e) stagiaire, un consultant RH extérieur ?
Il s’agit d’apporter tous les éléments à la personne qui va le mener, qui pourra tout à fait être différente, même s’il est préférable que ce soit la même personne.
En effet, c’est une mise en bouche pour l’entretien de visu, et cet entretien téléphonique va largement participer au succès de l’entretien de visu, comme si l’échange interactif se poursuivait en face-à-face.
Si la personne qui doit mener l’entretien téléphonique n’a pas les éléments ou n’est pas formée à l’exercice (plus ardu qu’il ne semble), vous risquez de passer à côté de la « perle rare » !
Les grandes étapes de l’entretien téléphonique…
Les étapes pour préparer l’entretien téléphonique
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Étape 1 |
Travailler sa voix. |
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Étape 2 |
Prévoir du temps. |
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Étape 3 |
Ne pas être dérangé. |
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Étape 4 |
Préparer le dossier. |
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Étape 5 |
Se préparer mentalement. |
Étape 1 : travailler sa voix
Bien utilisée, elle devient un atout majeur, ses intonations entrent pour le tiers dans nos relations avec les autres.
Il s’agit de la rendre douce, vivante et chaleureuse.
La voix est le miroir de notre personnalité :
- Atone, elle manque de ressort.
- Débit trop rapide, elle manifeste un signe d’anxiété.
- Trop forte, elle exprime un désir de domination.
- Trop douce, elle exprime une attitude de soumission.
Sourire au téléphone est très important, cela égaie la voix, la rend plus chaude, plus dynamique.
Il faut trouver un équilibre, c’est-à-dire une cohérence entre la voix et le discours, avec une articulation nette et un rythme adapté.
Exercice de diction
Parlez en tenant un crayon serré entre vos dents.
Lisez un texte à haute voix en soignant votre prononciation.
Par exemple
« Les chemises de l’archiduchesse qui séchaient chez Sacha, sont-elles sèches ou archi-sèches ? »
« S’il pleut, la pluie du parapluie pleut en pluie, du parapluie dans le porte-parapluies. »
« Voici six chasseurs se séchant, sachant chasser sans chien. »
Pour varier le ton, entraînez-vous sur la sublime tirade de Cyrano !
Cyrano
« Ah ! Non ! C’est un peu court, jeune homme !
On pouvait dire… Oh ! Dieu… Bien des choses en somme…
En variant le ton, par exemple, tenez :
Agressif : “Moi, Monsieur, si j’avais un tel nez,
Il faudrait sur-le-champ que je me l’amputasse !”
Amical : “Mais il doit tremper dans votre tasse ;
Pour boire, faites-vous fabriquer un hanap !”
Descriptif : “C’est un roc !… C’est un pic !… C’est un cap !
Que dis-je ? C’est un cap ? C’est une péninsule !”
Curieux : “De quoi sert cette oblongue capsule ?
D’écritoire, Monsieur, ou de boîte à ciseaux ?”
Gracieux : “Aimez-vous à ce point les oiseaux
Que paternellement vous vous préoccupâtes
De tendre ce perchoir à leurs petites pattes ?”
…»
Extrait de Cyrano de Bergerac d’Edmond Rostand.
Votre interlocuteur perçoit très clairement au téléphone :
- si vous n’êtes pas concentré ;
- si vous mangez en même temps ;
- si vous êtes avachi sur votre siège ;
- si vous n’êtes pas attentif ;
- si vous n’êtes pas sincère ;
- si vous mâchez, buvez…
Étape 2 : prévoir du temps
L’entretien dure au moins une heure ; il faut donc vous mettre dans de bonnes conditions. Évitez d’enchaîner les entretiens, mais, logiquement, avec la méthode du recrutement équitable, vous n’appellerez pas 10 000 candidats, vous devez en appeler moins de 10 a priori.
Pour une question d’équité, et c’est pareil pour l’entretien de visu, il est souhaitable de passer ces entretiens dans les mêmes conditions pour TOUS les candidats, à la même heure chaque jour, par exemple :
- premier entretien à 9 h 30 ;
- second entretien à 16 heures.
Si le candidat ne convient pas, qu’il a déjà trouvé un poste, qu’il n’a pas un critère essentiel, l’entretien sera court. En revanche, s’il correspond à vos attentes et réciproquement, cela peut durer plus d’une heure ; n’oubliez pas qu’il est peut-être le futur collaborateur avec qui vous allez passer 7 heures par jour dans les années qui viennent !
Étape 3 : ne pas être dérangé
Prévenez votre équipe, le standard, etc., que vous êtes en rendez-vous afin de ne pas être dérangé, ni par le téléphone, ni par une personne qui entre dans votre bureau pour vous demander quelque chose.
Coupez tous vos téléphones (fixe, portable) ainsi que votre messagerie. Idéalement, éloignez-vous de votre ordinateur : taper sur un ordinateur s’entend et peut laisser penser à l’autre que vous faites autre chose, ce qui est très désagréable !
Si votre environnement est bruyant, fermez les fenêtres, allez dans une salle de réunion tranquille, bref, assurez-vous de ne pas être pollué par l’extérieur de quelque manière que ce soit, afin d’optimiser votre entretien téléphonique et la relation que vous allez initier avec le candidat.
Étape 4 : préparer le dossier
Préparez et relisez le dossier de candidature, les questions à poser par rapport à la grille des compétences essentielles:
- Prévoyez de quoi écrire.
- Relisez le dossier de candidature et vos notes sur le CV, par rapport à la grille des compétences essentielles.
- Relisez vos questions.
- Faites-vous une to-do list du genre : me présenter, demander si je ne le dérange pas, s’il est disponible, quel salaire il souhaite, s’il a d’autres postes en vue…
Étape 5 : se préparer mentalement
Adoptez la « positive attitude » : transmettez votre enthousiasme, c’est magique, contagieux et bénéfique ! Les grands hommes l’évoquaient déjà, par exemple Honoré de Balzac : « C’est un signe de médiocrité que d’être incapable d’enthousiasme » ou encore Voltaire : « Rien ne se fait sans un peu d’enthousiasme. »
Mettez-vous dans une attitude positive.
Nous proposons ci-dessous une liste d’attitudes positives et une liste d’attitudes négatives. Imaginez comment vous allez considérer un candidat qui vous reçoit dans l’une ou l’autre de ces attitudes. Eh bien, c’est pareil pour lui, si ce n’est qu’au début, c’est vous qui menez la danse.
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Attitudes positives |
Attitudes négatives |
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Amabilité Assistance Bienveillance Chaleur Confiance Curiosité Décontraction Enthousiasme Intérêt Joie Patience |
Anxiété Colère Égocentrisme Ennui Grossièreté Impatience Impétuosité Moquerie Peur Sarcasme Suspicion |
En plus de vous concentrer sur votre voix, tenez compte du physique. Tenez-vous droit, ne mangez pas, ne buvez pas ou ne faites pas autre chose, tout s’entend au téléphone, même le sourire. Tous ces éléments sont à prendre en compte lorsque vous communiquez, particulièrement au téléphone.
Ensuite, il y a l’aspect « intellectuel », à savoir :
- la préparation (la maîtrise du sujet, l’analyse du contexte) ;
- les émotions (humour, colère…) ;
- la structuration (l’organisation des idées) ;
- l’illustration (exemples, images, anecdotes…) ;
- le style (phrases courtes, claires, concises…) ;
- le vocabulaire : adapté (choix des mots, des sigles, des termes techniques…).
Ce livre sort en même temps que son jumeau, Le guide du Super Candidat, le 21 Novembre 2014
Vous pouvez nous retrouver pour une première séance de dédicace François et moi-même, autour d'un verre à la Librairie Eyrolles le 25 Novembre 2014 de 18H30 à 20H
Ce sont 2 guides ultra pratiques, avec des modèles, des exemples et des personnages pour vous guider dans la recherche du candidat idéal pour les recruteur et du poste de ses rêves pour le candidat.. et comment convaincre un recruteur !
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