Le saviez-vous N° 91 ?
L’ère de la dématérialisation !
Les TIC nous confrontent de plus en plus – et par nature - à la dématérialisation de l’information.
Suivant le métier que l’on exerce, et à titre personnel, on peut en avoir plus ou moins conscience.
En voici quelques exemples :
• la consultation de nos comptes bancaires en ligne,
• la réception croissante de factures par e-mail,
• la déclaration fiscale en ligne,
• la gestion des feuilles de soins par la sécurité sociale,
• la dématérialisation des billets de train et d’avion,
• les achats en ligne,
• l’envoi de courriers recommandés, etc.
De plus en plus d’entreprises dématérialisent l’information. De la TPE qui envoie ses devis et factures à ses clients par e-mails, aux grandes entreprises pour lesquelles la dématérialisation est un système (gestion des approvisionnements en flux tendu entre les constructeurs automobiles et leurs fournisseurs) ou une stratégie d’amélioration de la productivité et/ou de réduction des coûts (plus particulièrement pour les banques et les assurances qui ne manipulent que de l’information… dans le sens 1er du terme (NDLR ;-).
La dématérialisation se développe rapidement - et de plus en plus systématiquement - car nous y avons tous avantage pour de multiples raisons, notamment :
• rapidité,
• échange et partage d’information,
• suppression des contraintes de temps et de lieu,
• logique de développement durable (moins de papier gaspillé)
• gain d’argent
• fiabilisation des processus.
Les administrations ne sont pas en reste : voir le récent décret du Premier Ministre (décret n° 2008-1281 du 8 décembre 2008) – applicable à compter du 1er mai 2009 - dont l’article 1er stipule « Les circulaires et instructions adressées par les ministres aux services et établissements de l’Etat sont tenues à la disposition du public sur un site internet relevant du Premier ministre. Elles sont classées et répertoriées de manière à faciliter leur consultation. Une circulaire ou une instruction qui ne figure pas sur le site mentionné (…/…) n’est pas applicable. »
A l’exemple des messageries électroniques (e-mails et messageries instantanées) qui sont les outils de dématérialisation les plus flagrants, nous sommes une majorité à gérer individuellement la dématérialisation.
Mais l’entreprise a besoin d’organiser la dématérialisation collective sur 4 angles :
1. La sécurisation des informations : sauvegardes et archivages, mais aussi protection des informations confidentielles, protections contre les malveillances de toutes sortes et protections juridiques contre les modifications, falsifications, traçabilité, signature numériques, etc.
2. L’établissement de règles et de processus. Typiquement comment organiser les documents sur le serveur de l’entreprise, pour que chacun puisse y accéder simplement (et cette problématique est particulièrement complexe !)
3. Les moyens techniques : scanneur, serveurs, Intranet, GED , ERP et autres CRM , systèmes de sauvegardes, reseau, ….
4. La conduite du changement, avec une prise en compte de la dématérialisation dans tous les projets d’entreprises, à commencer par l’information du personnel en phase de réflexion initiale et la formation de tout le personnel.
GED : Gestion Electronique de Documents
ERP : Enterprise Ressource Plannnig / progiciel de gestion intégré
CRM : Customer Relationship Management / gestion de la relation clients
La dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises. Elle doit être prise en compte dans tous les processus de gestion de l’information des entreprises. Ça n’est pas la condition unique de la réussite, mais c’est un élément déterminant de la compétitivité des entreprises, en ces temps ou rapidité et adaptabilité aux évolutions du marché permettent de faire la différence.
Jean-Philippe Déranlot
Consultant – formateur « organisation & TIC »
http://jphd-conseil.fr
Si vous souhaitez recevoir votre "le saviez-vous" tous les 15 jours dans votre boite email, contactez-moi : [email protected]
Commentaires